ビジネスフォンとは


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ビジネスフォンとは?

ビジネスフォンって何なの?

ビジネスフォンとは一般家庭で利用されている電話は、通常1回線1通話となっています。家族の誰かが通話していれば、後からかかってきた電話は話中(プープープー)となります。

企業としては、このような後からかかってきた電話も、同時に通話ができるようにする必要があります。これが同時通話数として会社、オフィスでは電話する人数で変わってきます。

仮にオフィスに100人分の席があり電話機が100台あったとしても、常時在籍している人数及び電話応対する人数を「同時通話」数として、この同時通話できる数をチャネル数などと表現したりします。ビジネスフォンでは、仮に20人が常時通話するとした場合、20チャネルを使うと表現します。

コールセンターでは、着座数(人と電話の数)がそのまま同時通話数となり、100着座であれば同時通話が100となり、100チャンネル使用することになります。

また、ビジネスフォンの特徴として、外部との電話を「外線」、内部及びグループの範囲の電話を「内線」などと表現します。

仮に100台の電話機があった場合に、1つの「外線」(市外局番)で全ての電話機がこの市外局番で通話することも可能です。
この100台の電話を個別に識別するには「内線」「内線番号」などと表現し、割り当てられています。

外線の市外局番を「代表番号」とし、外線と内線を組み合わせて、「代表組み」などと言われます。

さらに、企業の電話としては、他の人、部署へ電話取り次ぐ(回す)ために「転送」機能が必須となっています。家庭用電話機でも親機、子機間で行ったりしますが、それが「転送電話機能」などと言われています。

ビジネスフォンとは、代表組み」、「同時通話」、「転送電話」は最低限必要な機能だと言えるでしょう。

ビジネスフォンの回線契約は?

アナログ回線(一般加入電話)で契約の場合は、設置できる回線は一契約につき一回線となっています。これは通常の一般家庭でよく使われています。

ですが、企業においては複数の電話機と回線が必要になってきますので、ISDN、もしくは光インターネットの契約により、その回線数を増やしています。
これにより、ビジネスフォンとして外線及び同時通話数の増設が可能となっています。

電話配線ビジネスフォン(オフィスフォン、オフィス電話)システムにより、多くの電話機を便利に使えるようになりますが、今までの電話システムに不可欠な装置として、電話を統括制御している「主装置」、または「PBX」というものが使われています。これまでのビジネスフォンではこの主装置を購入する必要がありますが安くはありません。

そして、この主装置から各電話機に一本づつ電話線敷設する必要があります。100台あったら100本の電話線を敷きます。(厳密には異なりますが、個別に電話線が必要になります)

よって、ビジネスフォンシステムにより電話機を増やすことが出来ますが、その分電話線を敷設することになりますので、これが工事費としてかかってきます。

ビジネスフォンの移動、内線変更はどうなる?

これまでのビジネスフォンのPBX(構内交換機・主装置)設置型のシステムでは、電話機の「移動」、「回線増設」、「内線番号の変更」などでも、PBXの専門家または電気工事資格者が工事を行いますので工事費としてかかってしまいます。

これはビジネスフォン設置後の維持費としてその都度かかってきます。月々の電話料金よりも高くなることもあります。
一般家庭用電話機ではこのようなことはありませんが、企業にとってはビジネスフォンを導入することになったら経費として重要な点となります。

ビジネスフォンとは、多くの便利な機能も!

企業として、お客様からの電話の応対を円滑にするために、営業時間外=人が居ないときでも、電話対応を求められます。
一般家庭用の留守番電話と同様ですが、人が不在時でも受け付けることも必要になります。

ビジネスフォンには、時間外ガイダンス、留守番電話、自動音声応答システム、多様な転送機能等多くの機能が使われています。
また、近年スマートフォンを子機にすることも一般的となってきています。

ビジネスフォンには何が必要ですか?

電話交換機=PBXという機器が電話システムを管理しますので、これが必要になります。

従来は事務所内に電話交換機を置くタイプが最も多く、今でも多く使用されており、特に日本では、ボタンの数が多いタイプの電話機を使用しています。従来の交換機は、加入電話回線、ISDN回線、または専用回線に接続するのが一般的でした。また専用回線においては非常に高額な維持費もかかります。

近年ではネットワーク=ローカルエリアネットワークが標準的となり、交換機もIP(インターネットプロトコル)に対応したIP-PBXが普及し、コストダウンもされました。

それでも、従来型PBXもIP-PBXも各企業に特化したものであり、メーカー間での電話接続は一部を除きできませんでした。

その為に、一度電話システムを導入するとリースが切れるまで、そのメーカー及びメンテナンス会社と契約を続ける必要があります。またこれらの交換機=PBXは電話のためのエンジニアが必要で、さらに電話線の工事は電気工事免許が必要なために電話の変更のたびに業者に依頼する必要がありました。

これらの課題を解決したのが近年のクラウドPBXとなります。ネットワークがあればどこでも電話機を接続できたり、ネットワーク工事は免許不要ですので、個人でも移設、変更が可能です。

将来も見越した目的にあった電話交換機を選ぶことが重要です。